Gæðamarkmið Ferils

1. Að fjöldi skráðra ábendinga og kvartana vegna þjónustu Ferils sé undir 10% af heildar fjölda verkefna.
2. Að fjöldi skráðra ábendinga og kvartana vegna framkomu starfsfólks við viðskiptavini, vegfarendur og aðra er tengjast starfsemi fyrirtækisins undir 10% af heildar fjölda verkefna.

Gæðastefna Ferils

1. Uppfylla kröfur viðskiptavina sinna með því að leitast ávallt við að veita framúrskarandi þjónustu og leggja til faglegar, hagkvæmar og hagnýtar lausnir.
2. Leggja áherslu á að hafa yfir að ráða hæfu starfsfólki og leggja áherslu á stöðuga framþróun sinna starfsmanna. Styðja frumkvæði þeirra.
3. Skapa fyrirmyndar aðstöðu og aðbúnað fyrir starfsmenn sína.
4. Beita viðurkenndum aðferðum gæðastjórnunar þar sem allir starfsmenn taka virkan þátt í að vinna stöðugt að endurbótum.
5. Öll hönnun Ferils skuli gerð samkvæmt gildandi evrópustöðlum og þjóðarstöðlum Íslands.
6. Gæta hagkvæmni í starfsemi þannig að rekstur Ferils skili hámarks þjónustu fyrir þá tekjustofna sem standa undir starfseminni.
7. Fylgja og hlíta opinberum kröfum sem gerðar eru til starfsemi Ferils hverju sinni.
8. Fylgja lögum, reglugerðum og reglum sem lúta að starfsemi Ferils, stjórnsýslulögum, lögum um persónuvernd, upplýsingalögum og öðrum lögum sem kunna að eiga við.
9. Fylgja öllum samningum sem Ferill eru aðili að og varða starfsemina á einhvern hátt.

Persónuverndaryfirlýsing

Almennt
Ferill verkfræðistofa leggur mikla áherslu á að meðferð persónuupplýsinga sé ávallt í samræmi við gildandi persónuverndarlöggjöf. Í þessari tilkynningu má sjá hvaða persónuupplýsingum fyrirtækið safnar um einstaklinga vegna starfsemi sinnar og í hvaða tilgangi. Þá má hér finna upplýsingar um aðra viðtakendur upplýsinganna og hvað við geymum þær lengi. Auk þess má hér finna upplýsingar um á hvaða grundvelli fyrirtækið safnar persónuupplýsingum, hvaða réttinda einstaklingar njóta og fleiri mikilvægar upplýsingar sem tengjast lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018.

Hvað eru persónuupplýsingar og vinnsla persónuupplýsinga?
Með persónuupplýsingum er átt við allar upplýsingar sem hægt er að rekja til tiltekins einstaklings, svo sem upplýsingar um nafn, kennitölu, heimilisfang, netfang, símanúmer, fjárhag, heilsufar, IP tölu og fleira.

Með viðkvæmum persónuupplýsingum er átt við persónuupplýsingar sem njóta sérstakrar verndar samkvæmt persónuverndarlögum s.s. upplýsingar um þjóðernisuppruna eða kynþátt, stjórnmála- og trúarskoðanir, stéttarfélagsaðild, erfðagögn, heilsu, kynlíf eða kynhneigð.

Með vinnslu persónuupplýsinga er átt við alla meðferð og notkun persónuupplýsinga svo sem söfnun, skráningu, varðveislu, breytingu eða eyðingu.

Hvernig vinnur Ferill persónuupplýsingar?
Hjá okkur fer vinnsla persónuupplýsinga fram á lögmætum grundvelli og í samræmi við lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018. Fyrirtækið gætir jafnframt að því að persónuupplýsingar séu ekki unnar frekar á þann hátt að vinnslan sé ósamrýmanleg upprunalegum tilgangi vinnslunnar.

Fyrirtækið gætir að því að farið sé að eftirfarandi meginreglum:
1. að persónuupplýsingar séu unnar með sanngjörnum hætti
2. að persónuupplýsingum sé einungis safnað í skýrum tilgangi
3. að ekki sé safnað meiri persónuupplýsingum en nauðsynlegt er
4. að persónuupplýsingar séu nákvæmar og uppfærðar þegar þörf krefur
5. að persónuupplýsingar séu ekki geymdar lengur en þörf er á
6. að gætt sé að öryggi persónuupplýsinga með viðeigandi varúðarráðstöfunum

Sjálfvirk ákvarðanataka
Sjálfvirk ákvarðanataka er það ferli þegar tekin er ákvörðun með sjálfvirkum hætti án nokkurrar mannlegrar aðkomu. Slíkar ákvarðanir geta verið byggðar á persónusniðum, þ.e. þegar persónuupplýsingar eru notaðar til að meta ákveðna þætti er varða hagi einstaklings, einkum að greina eða spá fyrir um þætti er varða frammistöðu hans í starfi, fjárhagsstöðu, heilsu, o.fl. Dæmi um sjálfvirka ákvarðanatöku væri ef ákvörðun um lánveitingu í gegnum vefsíðu byggði eingöngu á lánshæfismati.

Hjá okkur fer ekki fram sjálfvirk ákvarðanataka við vinnslu persónuupplýsinga.

Um hverja safnar Ferill persónuupplýsingum?
Í starfsemi okkar er nauðsynlegt að safna og vinna með persónuupplýsingar um mismunandi hópa einstaklinga. Þær persónuupplýsingar sem fyrirtækið hefur undir höndum eru um starfsmenn þess, viðskiptavini, tengiliði viðskiptavina, viðsemjendur og aðra þriðju aðila sem nauðsynlegt er að eiga samskipti við.

Hvaða persónuupplýsingum safnar Ferill um þig?
Við meðhöndlum ólíkar persónuupplýsingar um mismunandi hópa einstaklinga eftir því hvaða starfsemi fyrirtækisins er um að ræða. Undir öllum kringumstæðum leitast fyrirtækið við að safna einungis þeim persónuupplýsingum sem nauðsynlegar eru með hliðsjón af tilgangi vinnslunnar.

Við söfnum og vinnum með eftirfarandi flokka persónuupplýsinga um viðskiptavini, umsækjendur, fyrrverandi og núverandi starfsfólk:
– grunnupplýsingar (nafn, heimilisfang, netfang o.fl.)
– andlitsmynd
– stéttarfélagsaðild
– bankaupplýsingar
– skattaupplýsingar
– upplýsingar
– úr starfsumsókn
– úr ráðningarsamningi
– úr tímaskráningu
– um launagreiðslur
– um heilsufar
– um orlof
– úr frammistöðukönnunum
– úr starfsmannasamtölum
– um ástæðu áminningar/uppsagnar
– um námskeiðssókn

Við söfnum og vinnum með eftirfarandi flokka persónuupplýsinga um umsækjendur, viðskiptavini og birgja:

Tölvupóstssamskipti
Við notum m.a. tölvupóst til að eiga í samskiptum við umsækjendur, viðskiptavini, og tengiliði birgja og söfnum í þeim tilgangi tengiliðaupplýsingum ásamt samskiptunum sjálfum.

Reikningagerð
Í þeim tilgangi að senda út reikninga og innheimta greiðslur söfnum við grunnupplýsingum um viðskiptavini ásamt reikningsupphæð.

Viðskiptamannaskrá
Í þeim tilgangi að halda skrá um núverandi og fyrrverandi viðskiptavini (birgja), okkar ásamt viðskiptasögu, söfnum við grunnupplýsingum um þá.

Hafa samband í gegnum vefsíðu
Ferill tekur við ábendingum frá aðilum í gegn um vefsíðu fyrirtækisins í þeim tilgangi að veita sem besta þjónustu til viðskiptavina. Ferill þarf að safna auðkennis- og tengiliðaupplýsingum ásamt innihaldi ábendingar.

Samningar
Við varðveitum samninga sem fyrirtækið gerir í rekstri sínum. Þær persónuupplýsingar sem við söfnum í tengslum við gerða samninga eru grunnupplýsingar, starfstitill sem og aðrar tengiliðaupplýsingar.

Í hvaða tilgangi safnar Ferill persónuupplýsingum um þig?
Tilgangurinn með söfnun upplýsinganna er að:
– geta efnt samningsskyldu, til dæmis við starfsmenn og viðsemjendur
– geta veitt viðskiptavinum umbeðna þjónustu
– gæta að lögmætum hagsmunum fyrirtækisins
– uppfylla lagaskyldu

Á hvaða lagagrundvelli vinnur Ferill persónuupplýsingar um þig?
Við söfnum og vinnum persónuupplýsingar á eftirfarandi lagagrundvelli:
– samþykki þínu
– til að uppfylla samningsskyldu
– til að uppfylla lagaskyldu
– til að gæta að lögmætum hagsmunum fyrirtækisins

Hve lengi geymir Ferill persónuupplýsingar um þig?
Við geymum persónuupplýsingar einungis í þann tíma sem nauðsynlegt er fyrir fyrirtækið að hafa þær undir höndum. Þegar ekki er þörf fyrir að hafa persónuupplýsingar undir höndum lengur eyðum við þeim með öruggum hætti.

Frá hverjum safnar Ferill upplýsingum um þig?
Við söfnum persónuupplýsingum frá þér beint. Ef safnað er persónuupplýsingum frá þriðja aðila munum við eftir fremsta megni leitast við að upplýsa viðkomandi einstakling um það.

Hvenær miðlar Ferill þínum persónuupplýsingum til þriðju aðila og af hverju?
Fyrirtækið miðlar persónuupplýsingum til þriðju aðila sem ráðnir eru af okkur til að vinna fyrir fram ákveðna vinnu, svo sem þjónustuveitenda, eða verktaka. Í þeim tilfellum gerir fyrirtækið vinnslusamning við viðkomandi aðila. Slíkur samningur kveður meðal annars á um skyldu hans til að fylgja fyrirmælum Ferils um meðferð persónuupplýsinga og er honum óheimilt að nota þær í öðrum tilgangi. Jafnframt ber honum skylda til að tryggja öryggi upplýsinganna með viðeigandi hætti.

Við miðlum einnig upplýsingum til þriðju aðila þegar skylda stendur til þess samkvæmt lögum, til dæmis til Landlæknis sem hefur heimild til að kalla eftir upplýsingum, sbr. lög um landlækni og lýðheilsu nr. 41/2007.

Flutningur persónuupplýsinga út fyrir Evrópska efnahagssvæðið
Ferli er kunnugt um að ströng skilyrði gilda um flutning persónuupplýsinga til ríkja sem staðsett eru utan Evrópska efnahagssvæðisins. Fyrirtækið gerir það ekki undir neinum kringumstæðum nema fullnægjandi heimild standi til þess samkvæmt lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018.

Réttindi þín
Hafir þú veitt samþykki þitt fyrir vinnslu tiltekinna persónuupplýsinga átt þú rétt samkvæmt lögum um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018 á að afturkalla samþykki þitt hvenær sem er. Sá réttur hefur þó ekki áhrif á lögmæti þeirrar vinnslu sem fram fór áður en samþykki var afturkallað. Þá nýtur þú einnig annarra réttinda, svo sem réttar til aðgangs að þínum gögnum, réttar til að fá rangar eða villandi upplýsingar leiðréttar, réttar til að persónuupplýsingum um þig verði eytt, réttar til að hindra að unnið verði með persónuupplýsingar um þig og réttar til að flytja eigin gögn. Hafa skal í huga að réttindi þín eru ekki alltaf fortakslaus og kunna að vera háð ýmsum skilyrðum.

Öryggi persónuupplýsinga
Ferill hefur gripið til viðeigandi tæknilegra og skipulagslegra öryggisráðstafana til að tryggja öryggi persónuupplýsinga í samræmi við lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018. Felur það meðal annars í sér að aðeins þeir starfsmenn hafa aðgang að persónuupplýsingum sem þess þurfa starfs síns vegna. Auk þess stuðlar fyrirtækið að því að starfsmenn fái reglulega viðeigandi fræðslu og þjálfun um öryggismál.

Upplýsingar um Ferill
Ferill ehf, verkfræðistofa
Mörkinni 1, 108 Rvk
Kennitala: 630678-0809
Netfang: ferill@ferill.is

Réttur til að leggja fram kvörtun hjá persónuvernd
Dragir þú í efa að Ferill verkfræðistofa meðhöndli persónuupplýsingar þínar í samræmi við lög um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga nr. 90/2018 hefur þú rétt til að leggja fram kvörtun hjá Persónuvernd (www.personuvernd.is).

Endurskoðun á þessari persónuverndaryfirlýsingu
Persónuverndaryfirlýsing þessi getur frá einum tíma til annars tekið breytingum í samræmi við breytingar á viðeigandi lögum og reglugerðum eða ef breytingar verða gerðar á því hvernig Ferill vinnur með persónuupplýsingar.

Eftir að breytingar hafa verið gerðar á persónuverndaryfirlýsingunni taka þær gildi þegar uppfærð útgáfa hefur verið birt.

Síðast uppfært: ágúst 2021

Jafnlaunastefna

Ferill leggur metnað sinn í að tryggja öllu starfsfólki jöfn laun og sömu kjör fyrir sömu eða jafnverðmæt störf, þannig að launamunur sé ekki til staðar. Stjórnendur skuldbinda sig því að fara eftir þeim lögum og reglum sem um starfsemina gilda. Ferill hefur í þessu samhengi innleitt verklag og skilgreint viðmið við ákvörðun launa þar sem starfsfólk fær greitt fyrir sín störf út frá verðmæti þess, óháð kyni eða öðrum ómálefnalegum ástæðum. Skuldbindur fyrirtækið sig til að framfylgja jafnlaunastefnunni í hvívetna og rýna reglulega þau markmið tengd launajafnrétti sem sett eru hverju sinni.